Hvad er process improvement?
“Process improvement” betyder “Procesforbedringer” og det er en forretningspraksis hvor man identificere, analysere og forbedre eksisterende forretningsprocesser for at optimere ydeevnen, opfylde standarder for bedste praksis eller blot forbedrer kvaliteten og brugeroplevelsen for kunder og slutbrugere.
Process improvement kan have flere forskellige navne som f.eks. Forretningsprocesstyring (BPM/Business Process Management), forbedring af forretningsprocesser (BPI/Business Process Improvement), omlægning af forretningsprocesser, kontinuerlig forbedringsproces (CIP/Contiual Improvement Process), for at nævne nogle få.
Uanset nomenklaturen (en fortegnelse over anvendte ord og udtryk inden for et fag), forfølger de alle det samme mål: at minimere fejl, reducere spild, forbedre produktiviteten og strømline effektiviteten.
Process improvement tekniker
Der er flere forskellige metoder designet til at hjælpe din organisation med at tackle procesforbedringer.
Hver har til formål at hjælpe din virksomhed med at identificere procesproblemer, løse dem og analysere succes eller fiasko af disse ændringer.
På trods af de fælles mål, passer hver metode til forskellige behov. Nogle rammer fokuserer på Lean Process Improvement teknikker, andre fokusere på at få din virksomheds kultur gjort “klar” til selve procesforbedringerne.
Der er også metoder, der hjælper virksomheder med visuelt at kortlægge procesarbejdsprocesser.
Nedenfor har vi prøvet at forklare flere af de mange buzz words og forkortelser vi benytter i branchen. Kontakt os gerne hvis du ønsker en online undervisnings session!
- Kaizen: Kaizen fremmer kontinuerlig forbedring med stærk vægt på Lean og Agil praksis. Kaizen fokuserer på at forbedre kvalitet, produktivitet og effektivitet gennem små skift i det daglige arbejde eller virksomhedskultur for at fremme et miljø, der ikke straffer fejl eller fejl, men i stedet arbejder for at forhindre dem i at ske igen.
- 5S: 5S-modellen er en del af Kaizen- og Lean-metodologien, og den står for fem hovedtrin: “sort”, “straighten”, “shine”, “standardize” and “sustain”. 5S-modellen hjælper med at skabe mere konsistens i procesforbedring og kan standardisere Process Improvement.
- PDCA: Også en del af Kaizen-metoden er PDCA. Det står for at planlægge, gøre, kontrollere og handle. Det hjælper organisationer med at være mere effektive, når de identificerer processer, der skal forbedres. Du identificerer først problemet (Plan), oprette og implementere en løsning (Do), evaluer data for effektivitet (Check), dokumenter derefter de endelige resultater og implementer planen, hvis den er vellykket (Act).
- Six Sigma: Six Sigma er en populær procesforbedringsmetodologi, der trækker arbejdere op gennem rækker niveauer ved hjælp af karatebælter. Du starter som et grønt bælte og lærer dig op til et sort bælte. Six Sigma involverer to måder at nedbryde procesforbedring gennem de specifikke trin.
Disse trin inkluderer define, measure, analyze, improve and control (DMAIC), eller: define, measure, analyze, design and verify (DMADV).
- Cause and Effect analysis: Et andet værktøj, der er født fra Six Sigma, er årsag og virkningsanalyse, som involverer brugen af en diagrammetode til at løse problemer første gang, ved at identificere problemet, opdage vejspærringer og finde ud af, hvorfor processen ikke fungerer.
- SIPOC analysis: Som et diagramformat, der falder ind under Six Sigma-metoden, sker SIPOC-analysen under “måle” -fasen af DMAIC eller DMADV. SIPOC hjælper organisationer med at definere og etablere et procesforbedringsprojekt, samt at identificere krav og nødvendige elementer inden opstart.
- Value stream mapping (VSM): VSM hjælper organisationer med visuelt at repræsentere kundens opfattelse af en forretningsproces, hvilket hjælper med at identificere værdien af et produkt, en proces eller en tjeneste for organisationen.
I lighed med de andre metoder er det meget fokuseret på at eliminere spild og at arbejde så Lean som muligt.
- Total Quality Management (TQM): Fokuseret på at dyrke langsigtet succes gennem kundetilfredshed hjælper TQM organisationer med at få hele virksomheden om bord med kontinuerlig procesforbedring. Det er en metode, der bemyndiger arbejdstagere ved at fremme en kultur, hvor medarbejderne ikke er bange for at lave fejl og er drevet mod et fælles forretningsmål.
- Kanban: Kanban er et værktøj til visualisering af procesworkflow, der får forretningsenheder, ledelse og medarbejdere på samme side til procesforbedring. Det er en anden metode, der inkorporerer og tilskynder til forbedring af lean process improvement.
- Process mapping: En anden visualisering af workflow, der hjælper virksomheder med at kortlægge en plan for procesforbedring, er proceskortlægning. Det kan også kaldes et procesflowdiagram, procesdiagram, funktionelt flowchart og procesmodel. I sidste ende er det processen med at oprette et flowdiagram, der leverer vigtig information om en procesworkflow fra start til slut.
Automationens rolle i process improvement
Fordi en af de nemmeste måder at forbedre processer på, er at fjerne manuel slid og reducere menneskelige fejl, spiller automatisering en vigtig rolle i procesforbedring. Process automatisering hjælper organisationer med at forstå, hvor de har brug for at forbedre sig, og hvad der fungerer som det skal.
Robot procesautomatisering (RPA) er et varmt emne inden for automatisering, og virksomheder har taget praksissen med at strømline processer til sig. Det giver organisationer mulighed for at efterligne menneskelige handlinger til opgaver eller trin i komplekse processer. Automatisering sker gennem en række regler og udløsere, der eliminerer behovet for manuel arbejdskraft i bestemte dele af processen og giver RPA mulighed for at gøre, hvad et menneske tidligere skulle gøre.
Nogle procesforbedringer, der er automatiseret med RPA, inkluderer automatiske e-mail-svar, online ordrebehandling, kategorisering af helpdesk-billetter, overførsel af data mellem systemer og lønstyring. Dette hjælper ikke kun med at skabe mere effektivitet omkring forretningsprocesser, men det hjælper også med at frigøre medarbejdere til at fokusere på mere komplekse opgaver, som automatisering ikke kan håndtere.
Skal vi hjælpe din organisationer med et, eller flere af ovenstående områder, så kontakt:
Martin Lindgaard
Spangevej 35
8700 Horsens
Tlf.nr.: +45 2128 9301
mll@lindgaardconsulting.dk eller mail@optime.dk
